Повномасштабне вторгнення на територію України військ Російської Федерації, яке розпочалося 24 лютого 2022 року, вносить свої корективи у всі без винятку сфери нашого життя. Попри те, що у багатьох областях точаться запеклі бої й мирні жителі потерпають від ворожих обстрілів, існують процеси, які навіть війна не може поставити «на паузу». До таких належить, зокрема, і нотаріальна діяльність. Українські нотаріуси продовжують свою роботу з метою забезпечення потреб громадян у вчиненні нотаріальних дій.
За офіційною інформацією від Міністерства юстиції України, державні та приватні нотаріуси України в умовах воєнного стану продовжують працювати та вчиняти невідкладні нотаріальні дії (засвідчувати довіреності, заповіти, засвідчувати справжність підпису на заявах, заводити спадкові справи), крім міст/районів, де така можливість відсутня у зв’язку з веденням активних бойових дій.
Очевидно, що в умовах війни нотаріуси не можуть повною мірою виконувати формальні вимоги закону до вчинення нотаріальних дій, які існували у мирний час. Кабінет Міністрів України досить оперативно відреагував на нові реалії та вже 28 лютого 2022 року затвердив постанову № 164 «Деякі питання нотаріату в умовах воєнного стану» (надалі – Постанова № 164). 6 березня 2022 року набрала чинності постанова Уряду № 209, якою внесено зміни до попередньої постанови (надалі – Постанова № 209). Саме ці дві постанови встановили порядок діяльності нотаріусів у воєнний час.
Далі розглянемо, які ж основні зміни відбулись в законодавстві, що регулює діяльність нотаріату.
Спрощення вимог
Основною метою внесення змін у порядок нотаріальної діяльності є спрощення доступу фізичних та юридичних осіб до нотаріальних послуг. Для цього вимоги до вчинення нотаріальних дій були свідомо знижені, однак, лише до такої міри, яка дозволяє забезпечити законність та не порушує основні принципи нотаріальної діяльності.
Як відомо, законодавство України встановлює імперативні вимоги до форми нотаріально посвідчених документів. Так, обов’язковим є використання спеціальних бланків встановленої форми. Однак, через військову агресію РФ відповідальне за постачання спеціальних бланків Державне підприємство «Національні інформаційні системи» (ДП «НАІС») позбавлене можливості постачати нотаріусам відповідні бланки.
З урахуванням зазначеного, під час дії воєнного стану нотаріусам дозволено посвідчувати довіреності та заповіти, засвідчувати справжність підпису на документах без використання спеціальних бланків нотаріальних документів, на звичайному папері. На білий бланк за допомогою комп’ютерної техніки мають бути нанесені реквізити нотаріуса: зображення Державного Герба України, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), найменування державної нотаріальної контори (для державного нотаріуса), адреса робочого місця, номер телефону, адреса електронної пошти.
Відповідно до Листа Міністерства юстиції України від 09 березня 2022 року «Щодо використання спеціальних бланків нотаріальних документів», нотаріусам рекомендовано заощаджувати спеціальні бланки з метою їх витрачання для більш важливих нотаріальних дій, зокрема, для посвідчення договорів.
Що стосується обов’язку нотаріусів реєструвати довіреності та заповіти у Єдиному реєстрі довіреностей та Спадковому реєстрі, то відповідна вимога закону на сьогодні зберігає свою чинність. Однак, в умовах воєнного та надзвичайного стану, за відсутності безперешкодного доступу до державних реєстрів, посвідчення заповітів та довіреностей може відбуватися без реєстрації, з подальшим внесенням до реєстрів відповідних відомостей протягом 5 робочих днів з дня відновлення доступу. Як зазначає у вказаному вище листі профільне міністерство, відповідні зміни до Порядку вчинення нотаріальних дій вже готуються до підписання.
Принагідно нагадаю, що українці, іноземці та особи без громадянства, які на законних підставах перебувають на території України, в період дії воєнного стану можуть не хвилюватися про те, що строк дії документа, який посвідчує їхню особу, закінчився або про те, що вони по досягненню 25- і 45-річного віку не встигли вчасно вклеїти в українські паспорти нові фотокартки. Відповідно до роз’яснень Міністерства юстиції, з метою вчинення нотаріальних дій особи можуть пред’являти нотаріусам документ, строк дії якого закінчився, або паспорт, до якого своєчасно не вклеєна фотокартка. Такі послаблення правил будуть діяти до відповідного нормативного врегулювання або до відновлення роботи Державної міграційної служби у повному обсязі, що дозволить всім охочим оновити їхні документи.
Спадкові питання
Постановою № 209 зупинено перебіг строку для прийняття спадщини на час дії воєнного стану. Це означає, що спадкоємцям немає потреби звертатися до нотаріуса протягом 6 місяців з дня відкриття спадщини (смерті спадкодавця). Прийняти спадщину та владнати інші формальні питання можна буде після закінчення дії воєнного стану.
Проте, якщо за місцем відкриття спадщини наразі не ведуться активні бойові дії та працюють нотаріальні контори, рекомендуємо спадкоємцям знайти час і все ж таки звернутися до нотаріуса для прийняття спадщини та заведення спадкової справи. Як повідомляють у Міністерстві юстиції, станом на даний час Спадковий реєстр у більшості адміністративно-територіальних одиниць функціонує, що дозволяє нотаріусам заводити спадкові справи без особливих труднощів.
З огляду на обмежене функціонування Державного реєстру речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень, тимчасово не здійснюється видача свідоцтв про право на спадщину, так само як і свідоцтв про право власності на нерухоме/рухоме майно, про право власності на частку у спільному майні подружжя. Зупинення доступу до вказаного реєстру унеможливлює вчинення інших нотаріальних дій, пов’язаних із нерухомістю, в тому числі й посвідчення договорів про відчуження нерухомого майна.
Хто може замінити нотаріуса?
Зрозуміло, що в умовах воєнного стану далеко не завжди можна знайти можливість звернутися до нотаріуса. Для таких випадків законодавство встановлює коло осіб, які можуть заміняти нотаріуса та вчиняти певне коло нотаріальних дій.
Так, постанова № 209 надає можливість та повноваження посвідчувати довіреності (крім довіреностей на право розпорядження нерухомим майном, управління і розпорядження корпоративними правами) та заповіти військовослужбовців Збройних Сил України, інших військових формувань, працівників правоохоронних органів та органів цивільного стану, командирам цих формувань (органів) або іншим уповноваженим командиром особам, з обов’язковою подальшою реєстрацією як довіреностей, так і заповітів у відповідних реєстрах.
Зберігають чинність положення законодавства України, відповідно до яких нотаріальні дії можуть вчинятися в дипломатичних представництвах та консульських установах України. У сільських населених пунктах, де немає нотаріуса, нотаріальні дії можуть вчинятися уповноваженими на це посадовими особами органів місцевого самоврядування. Закон України «Про нотаріат» у ст. 40 встановлює коло осіб, які можуть заміняти нотаріуса та здійснювати посвідчення заповітів і довіреностей, прирівняних до нотаріальних. До таких осіб належать, зокрема, головні лікарі, їх заступники з медичної частини, чергові лікарі лікарень, госпіталів, інших стаціонарних закладів охорони здоров’я, а також начальники госпіталів, директори або головні лікарі будинків для осіб похилого віку та осіб з інвалідністю, капітани морських, річкових суден, що ходять під прапором України, начальники установ виконання покарань.
Обмеження для громадян та резидентів країни-агресора
Серед ключових положень Постанови № 164 визначені суворі обмеження для громадян РФ та юридичних осіб, безпосередньо пов’язаних з країною-агресором. Постанова передбачає, що у разі звернення за вчиненням нотаріальної дії громадянина РФ, юридичної особи, створеної та зареєстрованої відповідно до законодавства РФ, або юридичної особи, створеної та зареєстрованої відповідно до законодавства України, кінцевим бенефіціарним власником, членом або учасником (акціонером), що має частку у статутному капіталі 10 і більше відсотків, якої є громадянин РФ або юридична особа, створена та зареєстрована відповідно до законодавства РФ, нотаріус відмовляє у вчиненні нотаріальної дії. Що стосується незавершених нотаріальних дій, розпочатих до 24 лютого 2022 року щодо зазначеного кола осіб, то вчинення таких нотаріальних дій зупиняється.
Важливо зазначити, що вказані обмеження діють до прийняття та набрання чинності Законом України щодо врегулювання відносин за участю осіб, пов’язаних з державою-агресором.
Станом на даний час єдиний випадок, коли український нотаріус може вчинити нотаріальну дію за зверненням громадянина РФ, – це засвідчення справжності підпису на заяві про вихід з російського громадянства.
Організаційні питання
Постанова № 164 встановлює для державних та приватних нотаріусів порядок дій на випадок загрози неправомірного вилучення чи втрати спеціальних бланків нотаріальних документів та печатки приватного або державного нотаріуса.
Так, у випадку виникнення такої загрози нотаріус повинен невідкладно знищити невикористані бланки та печатку. Про відповідне знищення нотаріусом складається акт, електронна копія якого з накладеним кваліфікованим електронним підписом нотаріуса протягом 5 (п’яти) робочих днів надсилається до ДП «НАІС» (у випадку знищення бланків) або відповідному територіальному органу Міністерству юстиції (у випадку знищення печатки).
Цією ж постановою дозволяється передавання спеціальних бланків нотаріальних документів між нотаріусами, у тому числі поза межами нотаріального округу, зі складенням акта приймання-передачі у двох примірниках, електронна копія якого з накладеними кваліфікованими електронними підписами нотаріусів надсилається ДП «НАІС» або його філії протягом п’яти робочих днів після складення акта.